TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut tiedot
Päivitetty: 11.5.2022
1 Rekisterin nimi
Nurmijärven kunnan palaute- ja verkkoasiointipalvelun asiakasrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
kunta@nurmijarvi.fi
Puh. (09) 250 021
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Hallintojohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Palvelumuotoilija Piia Nurkka
040 317 2412
etunimi.sukunimi@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
tietosuoja@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Palaute- ja verkkoasiointipalvelu on asiointikanava kunnan ja kunnan asiakkaan (asukas, yritys, yhdistys ja muut kunnan sähköisiä palveluita käyttävät) välillä. Asiointikanavan kautta asiakkaat voivat antaa kunnalle palautetta, hakea avustusta, jättää osallistuvan budjetoinnin ideoita, äänestää ideoita, tai etsiä muita sähköisiä palveluita.
Henkilötietoja käsitellään yhteydenottojen, avustushakemusten ja palautteiden käsittelyn, palveluiden kehittämisen, raportoinnin ja osallistuvan budjetoinnin ideoiden jätön yhteydessä. Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja voidaan käyttää myös asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi asiakkaan suostumuksella.
Rekisterin tietoja käytetään rekisterinpitäjän oman toiminnan seurannassa, arvioinnissa ja kehittämisessä.
Palvelun käyttäjäksi voi rekisteröityä. Vahvan tunnistautumisen käyttöönoton jälkeen palveluun rekisteröityminen ja tunnistautuminen tapahtuu Suomi.fi-tunnistautumisen kautta.
Henkilötietojen käsittely perustuu palautteiden osalta suostumukseen ja avustushakemusten osalta lakiin (Kuntalaki).
7 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää tiedot sekä henkilöistä että yhteisöistä, jotka käyttävät Nurmijärven kunnan asiointipalvelun avulla tarjottavia sähköisiä palveluita. Järjestelmässä on vain sähköisen asioinnin kannalta tarpeelliset tiedot. Järjestelmän tietoja tarvitaan hoidettaessa tai asiakkaan hoitaessa omia asioitaan tai asioita, joihin hänellä on valtuutus.
Tieto on talletettuna rekisteriin määrämuotoisessa muodossa (dataa).
Rekisteriin tallennetaan asiakkaista seuraavat tiedot:
- Nimi (ei pakollinen osallistuvan budjetoinnin yhteydessä)
- Sähköposti
Rekisteriin voidaan tallentaa asiakkaan ilmoittamana myös seuraavat tiedot:
- Osoite
- Puhelinnumero
- Kiinnostuksen kohteet kunnan palveluihin liittyen.
Henkilön käyttäessä palvelua rekisteröityneenä, rekisteriin tallentuu
palveluiden käyttöhistoria (esim. kirjautuneena lähetetyt palautteet ja avustushakemukset).
Rekisteri sisältää seuraavat tiedot Nurmijärven kunnan työntekijöistä:
- Nimi
- Sähköposti
- Ammattinimike
- Työpuhelinnumero
- Aktiviteettihistoria järjestelmän käytöstä
Kuntalaispalaute
Kuntalaispalautteen antaja voi jättää palautteen:
- sisään kirjautuneena, jolloin palaute tallentuu henkilön käyttöhistoriaan,
- antamalla palautteen yhteydessä yhteystietoina nimensä, puhelinnumeron ja/tai sähköpostiosoitteen,
- nimettömänä.
Henkilötietoja käytetään palautteeseen vastaamiseen palautteenantajalle henkilökohtaisesti asiointikanavan kautta, mikäli palautteenantaja on pyytänyt vastausta.
Avustukset
Avustuksen hakijan on rekisteröidyttävä palveluun. Avustuksen hakijan on täytettävä avustusta hakiessaan:
- yksityishenkilönä: nimi, osoite, sähköpostiosoite, henkilötunnus
- yhdistyksen puolesta asioidessaan: oma nimi, sähköposti ja asema yhdistyksessä, yhdistyksen osoite, yhdistyksen sähköposti, puhelinnumero ja vähintään kahden toimihenkilön nimi ja yksi yhteystieto (puhelinnumero tai sähköpostiosoite).
Rekisteritietoja voidaan käyttää avustushakemukseen liittyvien lisätietojen pyyvien tämiseen ja päätöksestä tiedottamiseen.
Rekisterin tiedot ovat rekisterinpitäjän henkilöstön käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeuksin ja -rajoituksin.
Osallistuva budjetointi
Osallistuvan budjetoinnin ideaa jätettäessä henkilön on jätettävä sähköpostiosoite. Idean jättäminen ei edellytä rekisteröitymistä tai kirjautumista palveluun.
Yhteystietoa (sähköpostiosoite) voidaan käyttää ideaan liittyvien lisätietojen pyytämiseen ja/tai palautteen keräämiseen osallistuvaan budjetointiin liittyen.
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
- Rekisteröitymisen yhteydessä ilmoitetut yhteystiedot: toistaiseksi
- Henkilöiden jättämät palautteet: 2 vuotta
- Avustushakemukset: 10 vuotta (siirretään asianhallintajärjestelmään, Solmussa säilytetään 2 vuotta)
- Osallistuvan budjetoinnin ideat: kyseisen vuoden toteutuksen vaatima aika (osallistuva budjetointi raportoidaan tilinpäätöksen yhteydessä, jolloin toteutus päättyy)
9 Säännönmukaiset tietolähteet
1. Asiakkaan itse antamat tiedot.
2. Kunnan työntekijöiden osalta tiedot kerätään työsuhteen yhteydessä
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Pääsääntöisesti rekisteristä ei luovuteta tietoja. Salassa pidettäviä asiakastietoja luovutetaan ainoastaan tietojen kohteen etukäteen antamalla kirjallisella suostumuksella, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetyin edellytyksin tai jos tietojensaantioikeuksista on erikseen lailla säädetty. Rekisterinpitäjän henkilökunnalla on vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus käsittelemiensä asiakastietojen osalta.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin suorakäyttö edellyttää tunnistautumista käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä rekisterinpitäjältä että asiakkaalta.
Rekisteritietojen käyttöä valvotaan. Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Nurmijärven kunnan tietoturvapolitiikan ja -käytäntöjen mukaisesti.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään eri tilanteissa. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta: Tietosuoja – Nurmijärvi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivuilla (Tietosuoja – Nurmijärvi), tietosuojavastaavalta (tietosuoja@nurmijarvi.fi) sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi).